Ihre zentrale Schaltstelle für den PSA Ausgabeautomaten – im Browser
Mit dem Protectomat Web-Dashboard verwalten Sie Mitarbeitende, Produkte und Berechtigungen, behalten Bestände im Blick und werten Entnahmen aus. Die Software für Ihren PSA Ausgabeautomaten läuft im Browser – ohne zusätzliche Installation.
Automatennutzer verwalten
Alle Personen, die am Protectomat Artikel entnehmen dürfen, an einem Ort: einzeln anlegen oder per CSV-Import in großer Zahl, mit RFID-Kartennummer, Abteilung und Berechtigungsgruppe.
- ✓Massen-Import per CSV — hunderte Mitarbeitende in einem Schritt anlegen, mit Vorlage und Vorschau.
- ✓Blockieren & Freischalten — verlorene Karten sofort sperren, neue Karte im selben Datensatz hinterlegen.
- ✓Abteilungen — Mitarbeitende in Organisationseinheiten gliedern, die direkt in die Berichte einfließen.
- ✓Revisionssicher — Entnahmen bleiben auch nach dem Löschen einer Person erhalten.
Produkte & Kategorien
Jeder Artikel mit eigener Produkt-ID, Bild, Preis und Fachmaßen – gebündelt in Produktgruppen wie Handschutz, Augenschutz oder Gehörschutz. Pro Automat legen Sie Maximalkapazität, Mindestbestand und Preis fest.
- ✓Leihartikel-Kennzeichnung — das System überwacht die Rückgabe von Werkzeugen und Geräten.
- ✓MHD-Verwaltung — beim Auffüllen wird je Fach das Haltbarkeitsdatum erfasst.
- ✓Schulungspflicht pro Produkt — Artikel erst nach bestandener Unterweisung freigeben.
- ✓Batch-Upload — ganze Sortimente per CSV importieren, inklusive Vorlage.
Berechtigungsgruppen statt Einzelrechte
Eine Berechtigungsgruppe bündelt Produkte oder ganze Produktgruppen mit Mengen- und Häufigkeits-Limits – zum Beispiel „1 Paar Handschuhe pro Tag". Statt Einzelrechte zu pflegen, definieren Sie typische Profile wie „Logistik Halle 1", „Reinigung" oder „Wartung Elektrik".
- ✓Assistent-geführt — Kategorien aufklappen, Anzahl und Häufigkeit je Produkt wählen, fertig.
- ✓Schnelles Onboarding — neue Mitarbeitende erhalten mit einer Zuordnung das komplette Profil.
- ✓Überverbrauch verhindern — Limits beugen unnötiger Entnahme und überqualifizierten Produkten vor.
Automaten & Bestandsverwaltung
Pro Automat sehen Sie Standort, Bestände, Entnahmen und Ereignisse. Die Trommelansicht zeigt jedes Fach farbcodiert; die Artikelübersicht liefert Ist-, Mindest- und Maximalbestand mit Status-Ampel.
- ✓Eigene Schwellenwerte — ab wann ein Bestand als „niedrig" oder „kritisch" gilt, bestimmen Sie in Prozent.
- ✓Bestandsberichte per E-Mail — täglich, wöchentlich, monatlich oder nur bei kritischen Beständen, zur Wunschuhrzeit an beliebig viele Empfänger.
- ✓CSV-Export & 3D-Ansicht — Fächer-Übersicht für Auffüllrouten exportieren oder räumlich darstellen.
- ✓Ereignis-Log — jede Anmeldung und Systemmeldung nachvollziehbar mit Zeitpunkt und Kategorie.
Berichte & Analysen
Auswertungen für Geschäftsleitung, Einkauf und Sicherheitsverantwortliche: Verbrauchstrends, Top-10-Verbraucher, Produktverbrauch mit Gesamtwert und Leihgeräte-Auswertung mit Leihstunden je Nutzer und Abteilung.
- ✓Anomalie-Erkennung — auffällige Entnahmemuster automatisch markiert: Missbrauch, Schulungsbedarf oder verbrauchsintensive Bereiche früh erkennen.
- ✓Flexible Zeiträume — letzte 7 Tage bis letztes Jahr oder benutzerdefiniert.
- ✓Excel- & CSV-Export — alle Auswertungen für Buchhaltung und Einkauf, z. B. Entnahmelisten für die Lohnbuchhaltung.
- ✓Leihgeräte im Blick — wer hat welches Gerät wie lange, offene und abgeschlossene Vorgänge.
Schulungen & Unterweisungen
Unterweisungen und Prüfungsfragen direkt im Dashboard hinterlegen. Mitarbeitende absolvieren die Schulung digital – erst nach bestandener Prüfung gibt der Automat die verknüpften Produkte zur Entnahme frei. So erhalten nur unterwiesene Personen sicherheitsrelevante Artikel.
- ✓Inhalt als Text oder PDF — Schulungsinhalte direkt im Dashboard erfassen oder als PDF hochladen.
- ✓Prüfungsfragen mit Antwortmöglichkeiten — Bestehensgrenze frei wählbar (Standard: 80 %).
- ✓Gültigkeit & Wiederholung — nach Ablauf der Gültigkeit muss die Schulung erneut absolviert werden; maximale Versuche einstellbar.
- ✓Verknüpfung pro Produkt — die Schulungspflicht wird direkt im Produktdialog zugeordnet.
Leihgeräte im Blick behalten
Als ausleihbar gekennzeichnete Produkte – etwa Werkzeuge oder Messgeräte – überwacht das System bis zur Rückgabe. Die Leihgeräte-Auswertung zeigt, welche Geräte bei welchen Mitarbeitenden im Einsatz sind und wie lange.
- ✓Offene & abgeschlossene Leihvorgänge — inklusive durchschnittlicher Ausleihdauer in Stunden.
- ✓Top Nutzer nach Leihstunden — wer nutzt gemeinsam genutzte Geräte am intensivsten?
- ✓Abteilungen nach Leihstunden — Auslastung je Organisationseinheit vergleichen.
- ✓Export nach Excel — Auswertung mit einem Klick übernehmen.
Stapelimport per CSV
Hunderte Mitarbeitende oder ganze Produktsortimente in einem Schritt anlegen: Der Stapelimport führt mit Anleitung, herunterladbarer Vorlage und Vorschau durch den Import – für Automatennutzer ebenso wie für Produkte.
- ✓Vorlage herunterladen — leere Beispieldatei mit den richtigen Spalten (z. B. Mitarbeiternummer, Kartennummer, Berechtigungsgruppe).
- ✓Vorschau vor dem Import — Daten prüfen, bevor sie angelegt werden.
- ✓Dublettenschutz — Kartennummern müssen eindeutig sein, Dubletten werden abgewiesen.
API-Zugang für eigene Systeme
Über API-Schlüssel greifen Ihre eigenen Systeme – zum Beispiel Auswertungs- oder BI-Tools – direkt auf die Daten des Dashboards zu. So fügt sich der Protectomat in Ihre bestehende Systemlandschaft ein.
- ✓Eigene API-Keys erstellen — Authentifizierung über den HTTP-Header „X-API-Key".
- ✓Bestände in Echtzeit — Lagerbestände und Entnahmedaten automatisiert weiterverarbeiten.
- ✓Sicher verwaltet — Keys werden nur einmal angezeigt und lassen sich jederzeit widerrufen.
Außerdem im Dashboard
Rollen für Automaten-Benutzer
Nutzer als Entnehmer, Auffüller oder Admin anlegen — Auffüllen und MHD-Entnahme sind nur mit passender Rolle möglich.
Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)
Beim Auffüllen wird je Fach das Haltbarkeitsdatum erfasst; abgelaufene Fächer werden gesperrt.
Abteilungen
Mitarbeitende in Organisationseinheiten gliedern — sie fließen direkt in Berichte wie „Abteilungen nach Leihstunden" ein.
Bestandsberichte per E-Mail
Täglich, wöchentlich, monatlich oder nur bei kritischen Beständen — zur Wunschuhrzeit an beliebig viele Empfänger.
Ereignis-Log
Jede Anmeldung und Systemmeldung nachvollziehbar mit Zeitpunkt, Level und Kategorie — für Revision und Fehlersuche.
Produktverbrauch mit Gesamtwert
Entnahmen und Warenwert je Artikel im freien Zeitraum, sortierbar nach Bestsellern, als CSV exportierbar.
Wie die Entnahme am Automaten abläuft, zeigt der interaktive Simulator auf der Startseite. Fragen zur Software beantworten wir gern persönlich.
